議会広報広聴委員会　令和元年９月１３日（金）

（開会前）

※日程確認

（開 会）
委員長（内山君）：ただいまより、議会広報広聴委員会を開会いたします。（１４：１５）本日の日程は、開会前に確認いたしましたとおり、次第に記載のとおり進めてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
それでは、協議事項（１）議会だより誌面構成の変更についてを議題といたします。まずは議会だよりのインデックス表記について印刷業者より回答があったとのことですので事務局より説明をお願いします。

庶務係長：議会だよりのインデックス表記について御説明いたします。前回までの当委員会で、掲載文字数を減らさずにインデックス表記が可能であれば、インデックス表記を行うこととしておりましたので、印刷業者に確認したところ、文字数を減らさずに印刷することが可能である旨の回答をいただきました。そこで、記載内容につきまして案を作成しておりますので、御確認いただきますようお願いいたします。

委員長（内山君）：それでは議会だよりの資料が配付されていますが、インデックスを付けたもので作っていただいたものになりますので、記載の仕方等を見ていただき、御意見を伺いたいと思います。
休憩します。（１４：１７）

※ 休憩中にインデックス表記、一般質問のページの背景写真及び表紙について協議

委員長（内山君）：それでは再開いたします。（１４：２９）
インデックス表記につきましては、事務局から示していただいた案で進めたいと思います。また、一般質問のページの背景写真については、議員と部局が座っている写真を撮らせていただくということで進めます。表紙については、市民と議会の集いの案内ということがわかるように文字を入れるということで確認したいと思いますが、よろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
次に前回の当委員会で１１月１日発行の議会だより第１３９号の特集ページについて、市民と議会の集いの歩みの特集ですが、内容を確認していただくこととしておりますので、修正点等ありましたら御意見をいただきたいと思います。
休憩します。（１４：３１）

※ 休憩中に特集ページの掲載内容について協議

委員長（内山君）：それでは再開いたします。（１４：４７）
特集ページの内容については、何点か文字の修正を行いましたので、そのとおりにしてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
次に（２）市民と議会の集いについてを議題といたします。市民と議会の集いのポスター・チラシの印刷部数と配付について、事務局から説明願います。

庶務係長：市民と議会の集いのポスター・チラシの印刷部数と配付について御説明いたします。まず印刷部数につきましては、予算上ポスターが２００枚、チラシが４，４００枚印刷できますので、それぞれ印刷を行います。チラシにつきましては、３，８００枚を自治会回覧に使用します。印刷したポスター、チラシにつきましては、議会広報広聴委員の皆様に各公共施設への配付をお願いしておりました。参考としまして、昨年の配付箇所及び配付枚数について資料を作成しておりますので、今年の配付について御協議いただきますようお願いいたします。また、各公共施設に配付した残りにつきましては、議員の皆様に配付をお願いしておりましたので、今年も今定例会の最終日に各委員の机上に配付させていただきたいと考えております。

委員長（内山君）：ただいまの説明について何か質問ありませんか。

清水君：担当者が事務局になっているところは、かなりランダムだけど何か法則があるのでしょうか。なぜ、事務局が頼まれたのか、わかれば教えてください。

庶務係長：昨年は全て委員の皆さんにお願いしておりましたが、ぽこあぽこと住区会館につきましては、持って行ってお願いしたところ担当者の方によっては、担当課からの連絡がほしいと言われたところが何カ所かございましたので、今回事務局の方から担当課に直接お願いし、掲載していただくようにした方がスムーズかと思いまして、このようにしております。

委員長（内山君）：そのほかには、何かありますでしょうか。（なし）
それでは、各公共施設の配付箇所について協議を行いたいと思います。資料には、昨年配付を行った施設が記載されていますが、ただいま説明があったとおり、住区会館とぽこあぽこは担当課から依頼を行わないと掲載が難しいことがわかりましたので、事務局から担当課にお願いすることにします。このほかに追加したほうがいい施設はありますでしょうか。

清水君：そのほかについては、各議員が配付する場所になるはずなので、そこまで委員会で決めてしまうと、議員が張る場所がなくなってしまうので、無駄になるので、これ以上は決めなくてもいいのではないでしょうか。

委員長（内山君）：公共施設は大体網羅しているので、このとおり進めたいと思います。各公共施設には、議会広報広聴委員が依頼を行っておりますので、担当者を決めたいと思います。
休憩します。（１４：５０）

※ 休憩中に市民と議会の集いのポスターとチラシの配付について協議

委員長（内山君）：それでは、再開いたします。（１５：０９）
それでは、市民と議会の集いのポスター・チラシの配付については、先ほど確認したとおりとしてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
配付するポスター・チラシについては、定例会最終日に各委員の机上に配付いたしますので、よろしくお願いいたします。
以上で本件を終結いたします。
続いて（３）定例会告知用データについてを議題といたします。データの提出スケジュールについて事務局から説明願います。

庶務係長：（３）定例会告知用データの提出スケジュールについて御説明いたします。次回、第４回定例会につきましては、今後、正式に議会運営委員会で御確認いただくことになりますが、１１月下旬の開会を予定しておりますので、定例会告知用データの放映は１１月１日からを予定しております。戸籍住民課へは、１０月３日までにデータを提出する必要がありますので、委員会でデータの内容確認を行うためには、今回作成者を決定いただき、次回、定例会最終日の委員会で確認を行う必要がございます。

委員長（内山君）：ただいまの説明について何か質問ありませんか。（なし）
それでは、告知用データの作成について、担当者を決めたいと思います。担当者を決めるに当たって、作成方法についても確認を行いたいと思います。と申しますのは、これまで、グーグルのクラウド上でデータの作成を行っておりましたが、この方法だと、バックアップがありませんので、慣れるまではデータを消してしまうと復元するために大変時間がかかることもありました。今期から委員数も増加しており、作成に携わる人数がふえますので、作成方法を変更してはどうかと考えております。現在、告知用データ作成後に事務局で加工をして担当課に提出いただいておりますが、加工するときにパワーポイントに変換しているということですので、最初からパワーポイントでデータの作成をし、事務局にメールもしくはUSBで提出することにしてはどうかと思うのですが、いかがでしょうか。
休憩します。（１５：１２）

※ 休憩中に告知用データ作成について協議

委員長（内山君）：それでは再開いたします。（１５：１６）
まず、データ作成の順番ですけれども、今後は五十音順で進めていくこととし、次回については稲守委員に作成をお願いいたします。作成方法については、今回からパワーポイントで作成して事務局にデータの提出をお願いします。それではただいまのとおり確認してよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
最後に、２その他について何かありませんか。（なし）
事務局から何かありませんか。

庶務係長：１１日に開催されました議会運営委員会でも御報告させていただきましたが、今定例会の初日にインターネット中継が回線のふぐあいにより放映することができませんでした。ＮＴＴに確認したところ、ＮＴＴ側の機器のふぐあいにより電波状況が不安定になっていたとのことでした。すぐに御対応いただきまして、ふぐあいは既に解消されておりますので一般質問につきましては、問題なく放映することができております。以上です。

委員長（内山君）：ただいまの説明に質問等ありますか。（なし）
それでは、次回委員会の開催日程ですが、９月２５日（火）、定例会閉会後、第１委員会室で開催したいと思いますので、よろしくお願いいたします。
以上で本日の委員会を散会いたします。（１５：１８）