議会広報広聴委員会 令和元年７月２５日（木）
（開会前）
※ 日程確認
（開 会）
委員長（内山君）：ただいまより、議会広報広聴委員会を開会いたします。（１３：２８）
本日の日程は、開会前に確認いたしましたとおり、次第に記載のとおり進めてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
なお、清水委員が遅刻するとの連絡がありましたので、御報告いたします。
それでは、協議事項（１）議会だより誌面構成の変更についてを議題といたします。前回の当委員会で、１１月１日発行の第１３９号について、特集の内容や担当者を決定しましたので、作成スケジュール、作業の進め方について協議を行います。前回、事務局からも説明がありましたが、増ページになる最初の号は印刷業者への入稿が今までより早くなることから、１０月第１週には議会だよりの内容について委員会で確定させなければなりません。１０月第１週で本委員会を開催するとした場合、遅くともその前日までには事務局に全ての原稿がそろっていなければ、委員会資料として配付、確認できないことになります。定例会のページについては、定例会が始まらないと作成は難しいため、提出の締め切りは厳しくなると思いますが、特集のページについては既に作業に入ることができますので、８月中に作成をお願いし、９月の定例会中に開催する委員会で、内容の確認を行いたいと考えております。以前にお配りしたスケジュールのとおりでいかがでしょうか。一旦休憩します。（１３：３０）
※ 休憩中に議会だよりの作成スケジュールについて確認
委員長（内山君）：再開します。（１３：３０）
作成スケジュールについては先ほど説明したとおりに進めていくことで確認してよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
次に作業の進め方ですが、各ページの担当者を決めておりますので、作成については、委員会を開催せず、担当者にお願いしたいと思いますが、そのように進めてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
なお、前任期からの申し送り事項にもありますが、誌面をリニューアルするに当たり、事務局の負担をふやさないこととしておりますので、各担当者は事務局から担当ページのレイアウトデータを受け取り、作成した記事を入力の上、事務局に提出するようお願いいたします。それから、前回の委員会で、誌面のレイアウトについて、特集ページが３ページの続きであると定例会のページや一般質問のページが見開きではなくなるため、わかりづらくなるのでは、という意見がありましたので、正副委員長と事務局で打ち合わせを行いました。一般質問については、縦書きでのレイアウトも作成していただいております。特集ページについては、一般質問の質問者数に左右されますが、内容を２ページと１ページに分けて構成を検討し、２ページは表紙の後に、１ページは委員会ページの前、もしくは委員会ページと入れかえて、裏表紙とすることで、解決できるのではないかと考えました。例えば次回、第１３９号であれば、特集ページは市民と議会の集いの歩みと誌面リニューアルについてですので、市民と議会の集いの歩みで２ページ作成し誌面リニューアルについて１ページ作成するという形です。質問者が９名の場合はこれで１２ページになります。特集ページを分けて作成することで、質問者が１０名以上になった場合は、誌面リニューアルの特集記事を削除するなど、質問者数に合わせて柔軟な対応ができるのではないかと考えますが、いかがでしょうか。それでは、誌面のレイアウトについては特集ページを、２ページと１ページに分ける形で進めていきたいと思いますが、よろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
次に（２）市民と議会の集いについてを議題といたします。前回の当委員会で開催形式や各委員会に依頼する事項がまとまりましたので、委員長の私から、議会運営委員会と各常任委員会の委員長に、委員会ごとの参加委員や資料の作成について依頼を行います。次に、毎年作成しているＰＲポスターと自治会回覧用チラシの作成について協議を行います。前任期の委員会では、委員が持ち回りでポスターとチラシの作成を行い、印刷と自治会回覧を事務局に依頼しておりました。印刷や自治会回覧のスケジュールについて、事務局から説明願います。
庶務係長：市民と議会の集いのポスター印刷や自治会回覧のスケジュールについて御説明いたします。まず、自治会回覧文書ですが、こちらは毎月２５日、２５日が休日の場合はその翌日発送と決まっており、発送２週間前までに回覧文書を市民生活課へ提出する必要があります。発送から実際に回覧されるまでのタイムラグを考えますと、９月２５日に発送する必要がありますので、市民生活課への回覧文書の提出を９月１１日までに行う必要がございます。また、ポスターは１３０部、チラシについては回覧とは別に６００部を印刷し、第３回定例会の最終日に各委員の机上に配付させていただいておりました。どちらも印刷日数等を考慮しますと、第３回定例会の初日までにデータを事務局に提出いただきますようお願いいたします。
委員長（内山君）：ただいまの説明について何か質問ありませんか。第３回定例会初日までに事務局に提出と考えますと、８月の委員会でチラシとポスターについて決定しないとなりません。８月中に２回委員会を開催するとして、まず原案を示し、協議、修正等を行い、最終的に決定することを考えますと、本日の委員会で担当者を決定し、次回の委員会で原案を示し、内容等協議を行い、その次の委員会で決定という流れになるかと思いますので、今回は担当者を決めたいと思います。休憩します。（１３：３８）
※ 休憩中にチラシとポスター作成の担当者について協議
委員長（内山君）：再開いたします。（１３：４２）
それでは第６回市民と議会の集いのチラシ、ポスターについては、徳田副委員長に作成をお願いしますので、次回の委員会で原案を提出してください。続いて、議員向けの資料の作成と説明会の開催についてですが、昨年は、初めて本格的なワークショップ形式での開催でしたので、事前に研修会を行い、その際に議員向けの説明会と説明用資料を配付しております。今年も同様に説明会や資料の作成を行うかどうかについて協議を行いたいと思います。休憩します。（１３：４３）
※ 休憩中に市民と議会の集いの事前説明会について協議
委員長（内山君）：再開します。（１３：５０）
議員向け資料の作成については、作成することとし、担当は委員長とします。説明会の開催については、全議員が集いに参加するという共通の意識を持っていただくために、開催したほうがいいという御意見でした。ただし、別日程を設けるのではなく、本会議や一般質問などの日程に合わせて説明する機会を設けるという御意見がありましたので、そのようにしてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
続いて、（３）傍聴者アンケートについてを議題といたします。前回までの当委員会で、傍聴者アンケートを行うことを確認しております。第３回定例会から開始するため、私がたたき台を作成しましたので、資料をごらん願います。私からアンケートの説明をします。議会傍聴者アンケートは、Ａ４両面の１枚です。主に千歳市議会のアンケートを参考にし、議会広報広聴委員会の所管に係る部分を質問形式で聞いていくという形です。前段では傍聴者の属性を問い、その後に、過去に傍聴に来たことがあるか、傍聴の方法や、電光掲示板やホームページなど、どのような手法で傍聴を知ったのかということを質問します。えべつ市議会だよりについても、議会広報広聴委員会の所管ですので、問いを設けています。最後に議会全体の議会運営については、自由記載ということで問１０を設けました。確認はありますか。
猪股君：アンケートの下の文章内に、今後の議会運営に生かそうとするものです、という文言が入っていますが、今の委員長からの説明のとおりに、今回は広報広聴の所管内でのアンケートをする趣旨だと思うので、この文言は修正したほうがいいのかと思いました。
委員長（内山君）：議会広報広聴委員会の活動に生かそうとすると修正という意見について、皆さんいかがですか。
高橋君：そのとおりだと思います。議会運営という言葉が入っていることで、特に議会内で思わぬ誤解が生じてはいけないと思いますので、修正すべきと思います。
委員長（内山君）：それでは、冒頭の説明文の中で、今後の議会運営に生かそうとするものです、を今後の議会広報広聴委員会の運営に生かそうとするものです、に変更するということでよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
そのほかございますか。一旦休憩します。（１３：５８）
※ 休憩中に傍聴者アンケートの修正箇所について確認
委員長（内山君）：それでは、再開いたします。（１４：０６）
傍聴者アンケートについては、冒頭の文で、市議会に傍聴に来られた方への来られたきっかけや、を市議会に傍聴に来られたきっかけや動機、と変更し、今後の議会運営に、を今後の議会広報広聴委員会の運営に生かそうとするものです、と変更します。また、問３のあなたの職業を教えてくださいの回答の選択肢にある職業を整理する、問いと答えの文字の見やすさを調整することで御意見をいただきましたので、次回に修正したものを提出します。よろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
最後に、２その他について何かありませんか。（なし）
事務局から何かありませんか。（なし）
それでは、次回委員会の開催日程ですが、８月９日（金）、午後１時３０分から第１委員会室で開催します。
以上で本日の委員会を散会いたします。（１４：０８）
