議会広報広聴委員会　平成３０年９月２８日（金）

（開会前）

※ 日程確認

（開 会）

委員長（星君）：ただいまより、議会広報広聴委員会を開会いたします。（１６：１６）
本日の日程は、次第に記載のとおり進めてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
それでは協議事項（１）議会だより第１３５号についてを議題といたします。アからウまで一括して事務局から説明願います。

庶務係長：（１）議会だより第１３５号につきまして、ご説明いたします。アのページ数につきましては、８ページであり、２ページ・３ページは、今回の定例会の議案等を掲載し、４ページから６ページには一般質問の内容を、７ページから８ページには意見書と決算審査の概要等についてを掲載する予定でおります。イの一般質問の掲載項目につきましては、質問者は６名で、掲載項目について、事務局で確認済みであります。ウの日程につきましては、１０月１５日（月）の午後に正副委員長と一般質問の記事の内容等を協議し、委員会を１０月１６日（火）の午後に開催しようとするものであります。以上ご確認をお願いいたします。

委員長（星君）：ただいまの説明について何か質問ありませんか。（なし）
それでは事務局の説明のとおり確認してよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
次にエの表紙写真について、事務局より説明願います。

庶務係長：エの表紙写真についてですが、市民と議会の集いの広報に使用することが確認されておりますので、市民と議会の集い当日に撮影する写真を使用し、作成したいと考えておりますが、今回はワークショップ形式ですので、市民の方の顔がどうしても写りこんでしまう場合も考えられます。その場合は、１０月１日に開催するワークショップ実践研修会での写真を使用してもよろしいかご協議いただきたいと思います。

委員長（星君）：それでは、議会だより第１３５号の表紙写真について、使用できる写真が撮影できなかった場合、どのようにするかを協議いたしたいと思います。ご意見をお願いいたします。

堀君：市民の方の顔が写ってしまった場合は、１０月１日に開催するワークショップ実践研修会での写真を使用するということでいいとは思うのですが、やはり市民と議会の集いでの写真のほうがベターだろうと思います。ですので、開会後、ワークショップの説明をするあたりがいいのかわからないですけれど、どこかのタイミングで、今回このように写真を撮っているので、議会だよりに写真を掲載していいかどうか許可をとるというのも一つの方法かなと思います。どちらにしてもホームページなどでも写真を使うことになるので、そのように確認して、私は嫌ですという方がもしも出てきてしまった場合は、その方をうっかり載せてしまっては困るので、その場合は１０月１日のワークショップ実践研修会での写真を使うということにすればいいと思います。私もいろいろなイベントを行っている中で、そういうふうに嫌だと言われた方は今まで見たことがないので、写真の掲載について許可をとって、嫌だという方がいらっしゃった場合には、その方を外して撮るのではなくて、１０月１日のワークショップ実践研修会での写真を使うようにすればいいのかなと思っています。

委員長（星君）：ほかにいかがですか。

内山君：そのような形でいいと思います。

委員長（星君）：よろしいですか。

内山君：はい。

委員長（星君）：市民と議会の集いの当日、撮影した写真の使用目的について告知をしてご了解をいただく。もしご了解がいただけなかった場合は当日の写真は使用しないで、１０月１日のワークショップ実践研修会の写真を使用するということで、そのように確認させていただいてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
次にオの編集後記の執筆順について、事務局より説明願います。

庶務係長：オの編集後記の執筆順でありますが、正副委員長から始め、五十音順で一巡することとなっており、今回は堀委員に執筆をお願いしたいと思います。１０月９日（火）までに事務局に提出をお願いいたします。文字数としましては２５０字から３００字程度でお願いいたします。

委員長（星君）：ただいまの説明について何か質問ありませんか。（なし）
それでは堀委員、よろしくお願いいたします。
以上で本件を終結いたします。
次に（２）定例会告知用データについてを議題といたします。前回の当委員会でデータの作成を徳田委員にお願いしておりましたので、作成したデータについて徳田委員から説明をお願いいたします。

徳田君：別紙をつけさせていただきましたが、このような形でございます。基本的には前回と変わっておりません。次回開催期日と一般質問の日程について、このようにいたしました。そして当委員会でも協議しましたけれども、一般質問の項目については今回の定例会の分が間に合わないということで、前々回のものをそのまま載せている状況にあります。それで、画像ですけれど、これはフリー素材ですので使用しても特に問題ないと思います。事前に皆様にも見ていただきましたけれども、どうしても平成３０年第４回定例会のところが、この水面に写っている光で若干読みにくくなったので、後ろを少し黒くして見えるようにしました。このような形でございます。以上でございます。

委員長（星君）：ありがとうございます。皆さん、いかがですか。

内山委員：いいと思います。

委員長（星君）：今徳田委員がおっしゃった平成３０年第４回定例会というのは、サイズ的にはどうですか。映像になったときは、これで見るのとはまた違うと思うのですけれども。

徳田君：文字のサイズは前回と変わっていないです。

委員長（星君）：そうですか。

徳田君：同じです。

委員長（星君）：わかりました。定例会告知用データについては皆さんいかがですか。よろしいですか。（了）そのように確認いたします。
徳田委員ありがとうございました。

徳田君：ありがとうございます。

庶務係長：ナレーション案の部分ですけれども、字数制限が７８音節となります。今回ナレーション案で出していただいた音数を数えましたら、１１月、１２月という部分の文字数がとても多かったので、７８音節以内にどうしてもおさまりませんでした。７８音節以内におさまるように少し調整しましたところ、最初の、次回の江別市議会というところが、次回を入れてしまうとどうしてもおさまらなかったので、江別市議会は今月２８日から翌月１３日まで。議員が市政をただす一般質問も開催。傍聴心よりお待ちしております、という形にすると７８音節になります。これ以上は削るところがないと思いますので、この形で進めていただこうと思います。いかがでしょうか。

委員長（星君）：今事務局からナレーション案についてご意見がありましたが、いかがですか。

徳田君：今月２８日から翌月１３日までというふうにおっしゃいましたよね。

庶務係長：はい。

徳田君：これは１２月に入ってからも放映されるのですよね。

庶務係長：そうですね、１２月に入ってからも放映されます。

徳田君：そうですよね。１２月にもかかってしまうので、今月、翌月という表現ではまずいですよね。ほかの表現を考えなければいけないかなと思います。

委員長（星君）：今事務局が言われた今月、翌月という表現を１１月と１２月に変えて、庶務係長、もう１回教えてもらえますか。

庶務係長：江別市議会は。

委員長（星君）：次回の、という部分は削除ですね。

庶務係長：１１月と１２月という部分がすごく文字数が多いので、ここを削るために今月２８日から翌月１３日までという表現にしました。議員が市政をただす一般質問も開催という部分はそのままにしています。最後は、皆様の傍聴心よりお待ちしておりますという形だったのですが、皆様のという部分を入れずに、傍聴心よりお待ちしておりますという形でぎりぎり７８音節になります。

委員長（星君）：そうしたら、市民の生活云々というところから皆様の、というところまでをカットしたのですね。

庶務係長：はい。

委員長（星君）：その場合でも、今月、翌月という部分を１１月、１２月にしてしまうと、まだ文字数が多いということですね。

庶務係長：はい。

堀君：これは江別市議会のことを言っているので、次回は１１月２８日から１２月１３日までという表現だと入らないですか。江別市議会のことを言っているというのはわかっていることですので、削除してはどうですか。

委員長（星君）：江別市議会を削除して、次回は、を入れるということですね。それで文字数はどうですか。今月と翌月で８文字でしょう。１１月は文字数が倍あるのですね。次回は、という部分も削除したらだめですか。ナレーションが１１月２８日から１２月１３日まで、というところから始まる形です。

堀君：唐突ではないですか。

委員長（星君）：でも、その後も言葉が続きますからね。

徳田君：次回の江別市議会はごらんの日程で開催いたします、という形にしてはどうでしょうか。

堀君：映像でも出ていますからね。

委員長（星君）：ごらんの日程で開催というのは、あとはもう文字数の問題ですね。

堀君：休憩しますか。

徳田君：休憩しますか。

委員長（星君）：休憩いたします。（１６：２７）

※ 休憩中に、定例会告知に係るナレーション案について協議

委員長（星君）：委員会を再開いたします。（１６：３８）
ナレーションについて、次回の江別市議会は１１月２８日から１２月１３日。議員が市政をただす一般質問も開催。傍聴お待ちしております、ということで確認させていただいてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
続いて（３）市民と議会の集い事前説明会についてを議題といたします。事前説明会と研修会もいよいよ来週月曜日に迫ってまいりました。本日が説明会前の最後の委員会となりますので、最終的な打ち合わせを行いたいと思います。一つ一つ確認をさせていただきますが、まず当委員会の集合時間はどうしますか。

庶務係長：講師の宮本先生からご連絡をいただきまして、当日１２時３０分には会場のほうにいらっしゃるということです。宮本先生にお願いする研修会自体は午後２時からですので、もう少し遅くても構わないというお話もさせてはいただいたのですが、会場設営から一緒に行いたいということでした。会場は午後１時からしか借りられておりませんので、それでは午後１時にというお話もさせていただいたのですけれども、会場設営も含めて３０分間の打ち合わせでは不安があるということで、ロビーを使用してもいいので１２時３０分から打ち合わせをさせていただきたいということでした。宮本先生は１２時３０分にいらっしゃるので、委員の皆様にも１２時３０分に集合していただければと思います。

委員長（星君）：１２時３０分に集合ですね。

庶務係長：はい。

委員長（星君）：わかりました。講師の宮本先生が１２時３０分に市民会館に到着されるということですけれども、当委員会としては同時刻に集合ということでいいですか。それとも、少し事前に集まりますか。

内山君：その前段階で午前１１時から議会ＩＣＴ化検討協議会があります。どれくらい時間がかかるかはわからないのですが、あまり早過ぎると間に合わないかもしれないということがあります。

委員長（星君）：それでは１２時３０分集合だとしたら、いかがですか。

内山君：大丈夫です。

委員長（星君）：そうしたら、宮本先生は１２時３０分にいらっしゃいますので、私たち委員も１２時３０分に集合ということでよろしくお願いいたします。それと、宮本先生との打ち合わせはどこで実施しますか。

庶務係長：市民会館３７号室は午後１時まで鍵が借りられない状態です。市民会館３階のロビーであれば人もいないのではないかと思うのですが、いかがでしょうか。

委員長（星君）：市民会館３階のロビーとは、自動販売機が設置されているところですね。

庶務係長：そうです。階段を上がったところにあります。

委員長（星君）：休憩いたします。（１６：４２）

※ 休憩中に、講師との打ち合わせ場所について協議

委員長（星君）：委員会を再開いたします。（１６：４４）
打ち合わせについては、市民会館の応接室を借りられれば応接室で、だめであれば３階のロビーで実施するということでよろしいですか。（了）そのように確認いたします。
続いて、午後１時から会場設営を始めて、午後１時３０分から事前説明会を実施しますが、まずタイムスケジュールの確認をしていきましょう。午後１時３０分から午後２時までが議員への事前説明会、午後２時から午後４時３０分までがワークショップ実践研修会ということです。タイムスケジュールに関しては、皆さんよろしいですか。（了）そのように確認いたします。
それで確認ですけれども、事前説明会の会場は、当初からワークショップ形式での配置にするという話でしたよね。

内山君：そうです。

委員長（星君）：椅子とテーブルをグループごとに分けて配置する。グループ数は五つでしたね。そこで使用する備品ですけれども、我々委員会で用意する備品というのは、事務局は把握していますか。

庶務係長：今回は研修会ですので、宮本先生のほうでカフェエチケットやグループナンバーなどは用意していただけます。そのほかの模造紙ですとか水性マジックセットなどは事務局のほうで用意いたします。Ａ４用紙、養生テープなども事務局のほうで用意いたしますので、委員の皆様に用意していただくものは特にないと思います。

委員長（星君）：特にないですか。マイクは市民会館から借りられるのですよね。

庶務係長：はい、大丈夫です。

委員長（星君）：わかりました。備品は以上でよろしいですか。（了）そのように確認いたします。

内山君：写真も一応撮りますか。

庶務係長：はい、念のために写真も撮ります。

委員長（星君）：写真撮影もお願いいたします。事務局に撮っていただきましょう。あとほかに確認しておくべきことなど気がついた方はご発言をお願いします。議員への事前説明会というのは、私が進行役を担って、これから議会広報広聴委員会による研修会を始めますということで、宮川副議長からご挨拶をいただく。それで、この議員用資料に沿って当日の動きを説明していく。ワークショップの中身に関しては宮本先生の講習を受けないと私も全く説明できませんので、あくまでも当日の流れや担当する役割について説明させていただくということですね。

堀君：座り方ですけれど、ファシリテーター役の議員を各会派から５人選出しますが、ファシリテーター役の議員は偏らないようにこの席に座るというふうに決めますけれど、それ以外の議員は今までの研修会のように自由席という形でいいですよね。

内山君：そうなると、多分会派ごとにまとまるような気がするのですけれど、そうならないでしょうか。それでいいですか。

委員長（星君）：５人以上いれば、まとまる可能性はありますよね。

堀君：もしそうなったとしても、例えば当会派のように人数の少ない会派であれば、そのテーブルに誰かが入らざるを得ないわけです。また、今までの研修会のときも、そのように会派で固まったりすることがありましたけれど、席を決めたりするとオペレーションするのが結構大変ですし、会派ごとに固まるといっても会派の人数が多いところはそこからあふれてしまう人が当然出てくるので、それでいいのではないかと思います。

委員長（星君）：研修を受けながらお互いに確認し合うのでも、同じ会派の議員が横にいたほうが逆にやりやすいかもしれませんし、席の指定はファシリテーター役の議員以外は必要ないという方向でよろしいですか。（了）そのように確認いたします。
あとは、議員用資料の中で今回の開催趣旨の一文があるのですけれども、これも私からの説明でいいですか。堀委員が担当しますか。

堀君：全部お願いいたします。

委員長（星君）：わかりました。ほかに何かございませんか。

堀君：今少し話が出ましたが、今回の説明会に関しては議員用資料の説明も委員長からしていただいて、説明会後は切りかえしないで研修会に入るので、研修会の始まりや講師の方の簡単なご紹介などは全部委員長に対応していただいたほうが、流れがきれいだと思います。ですので、そこは当委員会の中で役割分担しないほうがいいのかなという気がします。

委員長（星君）：よろしいですか。（了）そのように確認いたします。
ほかにありませんか。開催は今度の月曜日ですよ。

堀君：我々、議会広報広聴委員は席に入らないのでしたか。

委員長（星君）：５グループですので、５掛ける６イコール３０です。

堀君：入らないほうがいいかなと思っているのですが、やはりどこかで停滞しているテーブルが出てきたときに、何かフリーに動けるほうがいいのかなと思ったのです。当日はワークショップには入らないわけですが、我々もワークショップを体験したほうがいいでしょうか。

委員長（星君）：開会中ですので。私見としては、例えば堀委員が危惧するような状況のときに助け舟を出そうとしても、私たち自体がそういう知識を持っていないので、今回の実践研修会は私たちも受講生になって参加したほうが、当日にそれが生かせるのではないかと思います。

堀君：了解しました。

委員長（星君）：もし停滞しているところがあれば、それはもう講師の宮本先生にお任せするほうがいいと思います。私たちもやはり勉強しないとだめだと思うのです。

堀君：それであれば、いいです。

委員長（星君）：そうしたら、我々委員も受講生として各グループに参加するということでよろしいですか。（了）そのように確認いたします。
そのほかに何かありませんか。

徳田君：すみません、あとは天候です。

委員長（星君）：台風ですね。

徳田君：台風が来るという今の予報がありまして、実は委員会の開会前に庶務係長とも少しお話をしました。やはり、ちょうど直撃をするかもしれないというような状態なので、いざというときには中止せざるを得ないという場合もあると思うのです。ですから、その判断を誰がいつまでにするのかですとか、中止にするとすれば各議員に連絡しないといけないですから、その辺を事前に決めておかないといけないのかなと今思っています。

委員長（星君）：ワークショップ実践研修会を中止するということは、実際の市民と議会の集いを開催できなくなるということとイコールですよね。

徳田君：ですが、講師の宮本先生が来られない状況が発生したら、現実的に実施できないですよね。

委員長（星君）：もちろん、そうです。

徳田君：ですから、その辺も含めて考えなければいけないのかなと思います。

委員長（星君）：講師の宮本先生の都合や諸般の事情で、ワークショップ実践研修会を開催できないという判断をした場合、市民と議会の集い当日はどうするのかということもあわせて今協議しましよう。

徳田君：はい。

委員長（星君）：最初にワークショップ実践研修会ですが、講師の宮本先生が来られないなどの状況になったときには中止せざるを得ないですよね。あとは天候の問題ですが、難しいですね。

徳田君：はい。

堀君：講師の方が来られないということ以外に、地震が発生したときのように、研修会を実施している場合ではないというくらい強い台風が来たときにどうするのかということだと思いますが、基本的には講師の方が来られないことが主な中止の要因ということでいいですよね。ほかの要因で中止するのであれば、前日までに決めないと講師の方に悪いと思ったのですが、講師の方が来られないということが主な要因であれば、来られないとわかった時点で中止するか、しないかということになるのかなと思います。そのときに別日程で実施するのか。要するに会場は借りないでこの委員会室などを使用して、ワークショップまではいかないにしても講義だけを受けるという形にするのか。そのまま中止してしまうことになれば、先ほど委員長が言われたように市民と議会の集い当日の開催が危ぶまれるので、私は講師の方が来られないという事情で中止するのであれば、別日程で、議員がワークショップを実践することはできませんけれども、委員会室で宮本先生の講義だけを受けるような形で実施するのがいいのではないかと思います。やはり１０月１４日と１６日の市民と議会の集いを中止するわけにはいかないと思います。

委員長（星君）：それではワークショップの実践研修会は、講師の先生が来ることができないときに中止の判断をします。プラスアルファとして、それ以外の何か大きな要因があるときというのは、そのときの判断ですね。

庶務係長：先ほど委員会開会前に徳田委員から台風についてお話しいただいた際に、講師の宮本先生は札幌市南区にお住まいですので、どのようにいらっしゃるのか、交通手段の確認のためにお電話をさせていただいたのですが、一応自家用車でいらっしゃる予定ということでした。

委員長（星君）：自家用車ですね。

庶務係長：公共交通機関の運行が停止してしまったので来られないということは、ないのかなとは思います。

委員長（星君）：宮本先生が会場に来られるような状況であれば、一応議員の皆さんも来られるという前提で、議員個々で諸般の状況があって欠席されることはあるかもしれないですが、ワークショップ実践研修会自体は講師の宮本先生が来られる以上は基本的には開催するという方向でよろしいですか。（了）そのように確認いたします。

徳田君：念のため、その旨をもう１回各会派にアナウンスしておいたほうがいいと思います。講師の宮本先生が来られる、もしくは、例えば災害対策本部が立ち上がるような災害にならない限りは基本的には開催しますと。ただ、講師の宮本先生が来られないということになった場合は中止になることもあり得るので、連絡がつくようにしておいていただくよう、もう１回各会派にアナウンスしておいたほうがいいと思います。

委員長（星君）：わかりました。皆さん、そのようなことでよろしいですか。

堀君：そのアナウンスをするときは、講師の方が来られない、もしくは災害対策本部が立ち上がるようなときには中止するけれど、それ以外は開催しますという言い方でいいですね。

委員長（星君）：そうですね。基本的には開催します。

堀君：基本的に、ということですね。

委員長（星君）：はい。それでは中止の判断としては、講師の宮本先生が会場に来ることができない、もしくは災害対策本部が立ち上がるような災害が発生した場合ということでよろしいですか。（了）そのように確認いたします。
加えて、本件については各会派に事前周知していただいて、中止についての連絡をとれるような体制にしていただくようよろしくお願いいたします。事務局に関しては、また宮本先生に連絡をとると思うのですが、極力来ていただきたいのですけれども、無理をしないで、来られなくなったときにはお電話くださいとお伝えいただくようお願いいたします。次に中止が決定された場合の対応についてです。あくまでも市民と議会の集いは開催するという前提のもとに、どのようにワークショップ実践研修を補うか。
休憩いたします。（１６：５８）

※ 休憩中に、ワークショップ実践研修会が中止になった場合の対応について協議

委員長（星君）：委員会を再開いたします。（１７：０５）
中止の判断は先ほど決めたとおり、講師の宮本先生が江別に来ることができない、もしくは災害対策本部が立ち上がるような災害が起きた場合です。その後の対応としては、宮本先生のほうに１０月第１週の中で対応可能な日をピックアップしていただいて、短時間ではあるけれども講義の場をつくっていただく。もし、それもままならないときには、議会広報広聴委員４名が何らかの形で当日までに講義を受けて当日に臨みます。あくまでも１０月１４日、１６日の市民と議会の集いの中止は考えていないということで、そのように確認させていただいてよろしいですか。（了）そのように確認いたします。
それでは、皆さんご協力をお願いいたします。
そのほかに事前説明会、研修会に関して何かございませんか。大丈夫ですか。

徳田君：ないと思います。

委員長（星君）：事務局からは何かないですか。大丈夫ですか。

庶務係長：大丈夫だと思います。

委員長（星君）：大丈夫ですか。

堀君：細かいところを想像していきますが、研修会が始まりますよね。委員長が講師の方を紹介して、講師の方にプレゼンテーションをしていただいて、それでは実際にワークショップを行ってみましょうという形で宮本先生が仕切ってくれるとは思うのですが、テーブル全部を見ることはできないので、やはり私たちはばらばらに各テーブルに座って、一応ファシリテーター役の議員は決まっているけれども、その方たちがどう進めたらいいのか迷われたときには、多分私たち委員がテーブルの中でファシリテーター役の議員に対して、こういうふうに進めてくださいというようなフォローをしていかないとならないですよね。

委員長（星君）：研修を受けていないので、できないです。

堀君：それでは実際にやってみましょうというふうになってからが、もちゃもちゃっとなってしまうような気がして、どうでしょうか。そのイメージがついていないと、当日になって段取りが悪い感じが出てしまうのではないかと思うので、どういう流れになるのかということを想像しておいたほうがいいかなと思います。宮本先生と打ち合わせをすれば済むという話であれば、それはそれでいいですけれども。

委員長（星君）：ファシリテーターのイロハを伝授してもらうために宮本先生に研修していただくわけですから、宮本先生がわかりやすく進めてくれるということでいいのではないですか。

徳田君：私もそう思います。多分先生もその点は折り込み済みで、一応わかってくださっているというふうに思っています。ファシリテーションを全然やったことがないような人たちが集まってワークショップを実践するということで、見てくださるのかなという気がします。ただ、現実問題として議会広報広聴委員は４人しかいないわけだから、５テーブルつくったら１テーブルには委員はいなくなります。そうなるとワールドカフェですから、１回そのテーブルからばらばらに移動するときに、またそれぞれが移動先のテーブルも決めておかなければいけないというふうになる、もしくはそこで固定してしまうのか、やり方はいろいろあると思いますけれども、そこまでしなくても大丈夫ではないかという気はします。

堀君：私たち委員も一参加者として、もう全くわかりませんという形で参加することについて、宮本先生にそういう認識でいいのかということをやはり一応確認してもらったほうがいいと思います。宮本先生もプロだとはいえ、テーブルが五つもあれば聖徳太子ではないというところもあると思うので、私たち委員はそういう認識でいるということを宮本先生に伝えていただいて、研修会が始まる前にその点についてもしそごがあるようならば教えてもらいたいということを、調整して打ち合わせしてもらえたらいいかなと思います。

委員長（星君）：宮本先生には、参加議員は２６名の予定ということは伝わっているはずですので大丈夫だと思いますけれども、台風の件と合わせてご確認をお願いできればと思います。よろしくお願いいたします。
ほかに何かございませんか。（なし）
なければ、事前説明会は１０月１日なので、皆さんまた気がついたことがありましたら連絡をよろしくお願いいたします。
それでは市民と議会の集いの事前説明会に関しては、ただいまの協議結果のとおりとしてよろしいでしょうか。（了）そのように確認いたします。
以上で本件を終結いたします。
最後に、２その他について委員のほうから何かございませんか。（なし）
事務局から何かありませんか。（なし）
それでは、次回委員会の開催日程ですが、１０月５日（金）午後１時３０分から第２委員会室で開催したいと思いますので、よろしくお願いいたします。
以上で本日の委員会を散会いたします。（１７：１２）